A rendezvényszervezők mindennapjairól sok minden elmondható, az azonban korántsem, hogy unalmasan telnének. Ahhoz ugyanis, hogy egy rendezvényen minden klappoljon rengeteg befektetett munka szükséges, legyen szó akár esküvőről, szülinapi buliról, céges rendezvényről vagy bármilyen egyéb eseményről. A dolgot nehezíti, hogy gyakorlatilag nincs két ugyanolyan rendezvény, a megrendelői elvárások mindig változnak, így az állandó pörgés garantált ebben a pozícióban.
A következőkben bemutatjuk, hogy pontosan mit is értünk állandó pörgés alatt, vagyis milyen feladatokra számíthat az, aki a rendezvényszervezés területén helyezkedne el. Emellett összefoglaljuk a pozícióhoz szükséges kompetenciákat és személyes tulajdonságokat, valamint külön kitérünk a szakma alapjainak elsajátítását lehetővé tevő online képzésekre is.
A rendezvényszervező legfontosabb feladatai
A rendezvényszervezők munkája alapvetően három különböző fázisra bontható: előkészítésre, lebonyolításra és az utómunkákra. Az előkészítés szakaszában történik az ügyfél részéről a megkeresés, akinek igényeit aztán a rendezvényszervező gondosan felméri. Ennek során kitérnek többek között a rendezvény céljára, lehetséges helyszínére, arculatára, vendégkörére és potenciális dátumára, valamint egy büdzsében is megállapodnak. Ezt követően a rendezvényszervező nekilát az ajánlat kidolgozásának, amihez előtte alvállalkozókkal egyeztet, helyszínt választ, illetve költségvetési tervet készít. Ha mindez megvan és az ügyfél rábólint az elkészített tervezetre, akkor jön ezen fázis egyik legfontosabb mozzanata, méghozzá a szerződéskötés.
A szerződéskötés után veszik kezdetét a konkrét szervezői folyamatok, vagy úgy is mondhatjuk, hogy maga a lebonyolítás. Ez a procedúra adja gyakorlatilag a munka gerincét, ilyenkor rengeteg feladattal szembesül egy rendezvényszervező. Ebbe egyebek mellett beletartozhat például a helyszínbejárás, a programok technikai kivitelezésének megtervezése, az alvállalkozók koordinálása, a meghívók elkészítése és kiküldése, a helyszíni dekoráció előkészítése és megvalósítása, a rendezvény forgatókönyvének megírása, valamint az ügyféllel történő állandó kapcsolattartás. Ezen felül pedig a rendezvényszervezőnek magán az eseményen is van dolga, hisz ő koordinálja a személyzetet, biztosítja a programok gördülékenységét és zavartalanságát, továbbá intézkedik az esetlegesen felmerülő problémák esetén.
Munkájuk azonban itt még korántsem ér véget, hisz a rendezvényt követően az utómunkák keretein belül is akad bőven tennivalójuk. Ezen feladatok közül is külön kiemelendő a rendezvény értékelése, amelynek során a rendezvényszervező olyan szempontokat vizsgál, mint például, hogy elérte-e az esemény a célját, milyen eredményességgel sikerült tartani a költségkeretet, illetve mik a legfontosabb tanulságok a rendezvényt illetően. Mindemellett pedig az utómunkák alkalmával történik a számlázás az ügyfél, és a kifizetés a szolgáltatók irányába, továbbá a dokumentációk, fotó- és videóriportok elkészítése, illetve közzététele is ezen utófolyamatok során valósulnak meg.
Szükséges kompetenciák, személyes tulajdonságok
A rendezvényszervezői munkalehetőségek kapcsán a középfokú végzettség alapvető elvárásként fogalmazódik meg, továbbá vannak állások, ahol ezen túlmenően a felsőfokú képesítés is megkövetelt. Fontos kompetencia emellett az idegen-nyelvtudás (főként angol) is, amivel kapcsolatban általában a kommunikációs szint az elvárt. Gyakori követelmény a B kategóriás jogosítvány, illetve az MS Office programcsomagban való jártasság is. Utóbbira az árajánlatok, szerződések, prezentációk, riportok és egyéb adminisztratív tevékenységekből kifolyólag van szükség. Az ezek elkészítésében és elvégzésében szerzett szakmai tapasztalatok egyébként a legtöbb rendezvényszervezői álláslehetőség kapcsán masszív előnyt jelentenek, ugyanakkor pályakezdő pozíciókkal is lehet találkozni ezen a területen.
A szükséges kvalitások sora persze itt még korántsem ér véget, hisz a rendezvényszervezői munkák jelentős mértékben támaszkodnak az interperszonális készségekre, azaz soft skillekre is. Ezek közül is kiemelendő a kiváló kommunikációs képesség, amire az ügyfelekkel való hatékony együttműködés, illetve az események résztvevőinek koordinálása céljából van szükség. Mivel a rendezvényszervező munkáját szigorú határidők és feszes ütemtervek alakítják, így a pontosság és a precizitás ugyancsak elengedhetetlen ebben a szakmában.
Nélkülözhetetlen továbbá a higgadt és türelmes attitűd, illetve az erős problémamegoldó képesség is, hisz egy rendezvényen bármikor adódhatnak kellemetlen meglepetések (pl. utolsó pillanatban lemondja programot az egyik fellépő), amelyek nyugodt, gyors és kreatív megoldást igényelnek az esemény megtervezőjétől. Végezetül pedig természetesen a kiváló szervezői képességet sem hagyhatjuk ki a sorból, aminek létjogosultságát aligha kell hosszasan taglalni, elég ha csak az ügyfélkívánságok kezelése, a helyszínfoglalás, a programok összeállítása, a dekoráció biztosítása, illetve a meghívók készítése és a vendégek meghívása jelentette kihívásokra gondolunk.
Online rendezvényszervezői képzések
A rendezvényszervezői szakma egyik nagy előnye, hogy alapjai online keretek között is elsajátíthatók, így bárki számára adottak a lehetőségek, éljen akár Kaposváron vagy bárhol máshol az országban. A tanfolyamot több intézmény is indítja: példaként lehet említeni az EFEB-et, a Best-Work Kft.-t, a Prestige Oktatási Stúdiót vagy a Werk Akadémiát, amely intézmények képzéskínálatában egyaránt szerepel ezen kurzus. A képzések jellemzően kb. 3-4 hónapot vesznek igénybe, és jelentkezési feltételt általában az érettségi bizonyítvány megléte teszi ki. A kurzusok több témakört is érintenek, beleértve például a rendezvények típusait, a rendezvényszervezés szabályait, szakaszait és jogi hátterét, továbbá szó esik marketingről, illetve a különböző biztonsági előírásokról is. Magyarán tehát minden olyan témakör megtárgyalásra kerül, amelyek fontosak lehetnek a rendezvényszervezői feladatok ellátása szempontjából.
KaposvarAllas.hu / N.G.