Az irodavezetői munkakör esetében az egyik legváltozatosabb és legfelelősségteljesebb irodai pozícióról beszélhetünk. Betöltőik gyakorlatilag az adott iroda motorjaként, mozgatórugójaként funkcionálnak, hisz tevékenységükkel több terület munkáját fogják össze. Természetesen mindez hatalmas felelősséggel jár, ami szakmai és személyes értelemben is nagyfokú felkészültséget kíván.
A következőkben bemutatjuk, hogy pontosan mit jelent irodavezetőnek lenni, vagyis összefoglaljuk a munkakörrel járó mindennapos feladatokat, általános tevékenységeket. Emellett pedig szót ejtünk arról is, hogy melyek azok a kvalitások – legyen szó akár hard, akár soft skillekről –, amik megköveteltek ebben a pozícióban, és alkalmassá tesznek valakit egy iroda működésének a kézben tartására.
Az irodavezető feladatai
Röviden megfogalmazva, az irodavezető feladata az iroda hatékony és zavartalan napi működésének a biztosítása. Ez rengeteg tevékenységet magában foglal: többek között adminisztrációs, humánpolitikai, pénzügyi, beszerzési és projektmenedzsmenthez kötődő feladatok ellátása is az irodavezető felelősségeinek részét képezi – bár mindez nagyban függ attól is, hogy mekkora cégről beszélünk. Betölt továbbá egyfajta ügyvezetői asszisztenciát is, azaz utazásokat szervez, időpontokat egyeztet, valamint külsős és belsős találkozókat ütemez a vezetés számára. Emellett pedig koordinálja a vállalati események (pl. konferenciák, csapatépítők, workshopok stb.) lebonyolítását is.
Bőséggel akadnak teendői a cég különböző területeinek támogatását illetően is. Az irodavezető ugyanis tevékeny részt vállal például az alapvető pénzügyi műveletek ellátásában, vagyis kezeli a bejövő számlákat és házipénztárt, utalásokat készít elő, vevőszámlákat állít ki, továbbá kapcsolatot tart és együttműködik a vállalat könyvelésével. Emellett vannak a HR-hez kötődő feladatai is, azaz besegít a munkaerőtoborzással kapcsolatos tevékenységekben (pl. álláshirdetés feladása, interjúztatás stb.), a jelenléti ívek és távollétek menedzselésében, illetve ezen adatok rögzítésében, valamint a bérszámfejtéshez szükséges adminisztrációban.
Vezetői pozícióról lévén szó, ezek a feladatok kiegészülnek menedzseri tevékenységekkel is. Példának okáért az irodavezető egyik fontos felelőssége, hogy eredményesen összehangolja a különböző területeket munkáját, és hozzájáruljon egy egészséges vállalati légkör kialakításához, ahol a csapatmunka gördülékenyen tud működni. Ezenkívül pedig az iroda eszközkészletéről is ő gondoskodik: nyilvántartást vezet a meglévő irodai készletekről és berendezésekről, intézi az azokkal kapcsolatos karbantartási műveleteket, továbbá a költséghatékonysági szempontokat szem előtt tartva beszerzi a szükséges irodai kellékeket.
Az irodavezetői munka kapcsán felmerülő elvárások
Az irodavezetői állások esetében a felsőfokú végzettség megléte mondhatni alapvető elvárás, bár annak szakiránya sokszor nincs meghatározva. Ettől függetlenül általánosságban előnnyel indul az, aki valamilyen üzleti területről szerezte a diplomáját (pl. pénzügy, kereskedelem és marketing). Fontos továbbá a releváns, felelősségteljes irodai munkakörben szerzett körülbelül 3-5 éves szakmai tapasztalat is, hisz az irodavezető mégiscsak egy teljes iroda működéséért felel, s ehhez otthonosan kell mozognia ebben a környezetben, ismernie kell a belső dinamikákat, folyamatokat.
Szükséges van mindemellett a tárgyalóképes nyelvtudásra (leggyakrabban angol) is, a legtöbb cégnek ugyanis vannak külföldi partnerei, ügyfelei, beszállítói, akikkel való rendszeres vagy időnkénti kapcsolattartás szintén az irodavezető munkájának részét képezi. Az elengedhetetlen kompetenciák sorából végezetül természetesen az irodai szoftverek felhasználói szintű ismerete sem maradhat ki, tehát például az MS Office, a különböző levelezőprogramok, vagy adott estben vállalatirányítási rendszerek (pl. SAP) használata sem szabad, hogy gondot okozzon egy irodavezetőnek.
Persze a követelmények itt még korántsem érnek véget, hisz a munkakör felelősségteljességének okán a megszerzett tapasztalatok, elsajátított kompetenciák mellett számos interperszonális készségre, azaz soft skillre is szükség van a helytálláshoz. Ezek közül is elsőként szükséges említeni a kiváló vezetőképességet, ami már csak a pozíció jellegéből fakadóan is elengedhetetlen. Fontos továbbá a kiváló kommunikáció képesség, határozott fellépés és szervezőképesség is, hisz a napi rutinteendőkbe – a már említett módon – a belsős és külsős kapcsolattartás, a meetingek ütemezése, valamint azok koordinálása egyaránt beletartozik. Nem feledkezhetünk meg mindezen kívül a proaktivitásról és a precizitásról sem, amit a pénzügyi, a HR-es és az adminisztrációs feladatok is megkívánnak. Zárásként pedig a kiváló problémamegoldó képességet érdemes még megemlíteni, amely kvalitás a váratlan krízishelyzetekre való gyors és eredményes reagálás érdekében megkövetelt.
KaposvarAllas.hu / N.G.