Bizonyára a legtöbbekkel előfordult már, hogy egy végig dolgozott munkanap után úgy érezte, hogy erőfeszítései ellenére szinte semmit nem haladt érdemben a teendőivel. Természetesen ebben semmi különös nincs, hisz nehezebb napjai bárkinek akadhatnak, nem lehet mindig a maximumon teljesíteni. Problémák akkor vannak, ha ezek a hatékonysággal kapcsolatos nehézségek esetünkben tartósan fennálnak, miközben a kollégáink látszólag jól boldogulnak.
Ilyenkor érdemes elgondolkodnunk azon, hogy hol is lehet a hiba, és mit tehetünk annak érdekében, hogy javítsunk a produktivitásunkon, illetve gördülékenyebben haladjunk teendőinkkel. A következőkben ennek kapcsán fogalmazunk meg négy egyszerű, ugyanakkor elengedhetetlen lépést.
Szervezettség, napi rutin
Ahhoz, hogy hatékonyabban haladjunk a munkahelyi feladatainkkal, mindenekelőtt egyfajta rendszert kell vigyünk a mindennapjainkba, szervezettebbé kell váljunk. Ennek egyik fontos lépése a tervezés, melynek során heti és napi szintre lebontva határozzuk meg a fontosabb teendőinket, figyelembe véve azok határidőit. Ehhez mindenképpen érdemes bizonyos eszközöket is használnunk: hagyományos to-do lista, határidőnapló, telefonos feladatkezelő applikáció (pl. Todoist, Evernote stb.) – bármely megoldás alkalmas lehet, a lényeg csupán, hogy rendszeressé váljon használatuk, s így kézben tartsuk feladatainkat. Fontos továbbá, hogy kialakítsunk egy napi munkahelyi rutint is, hisz ennek révén hatékonyabban tudjuk majd beosztani az időnket, és nem kell azon gondolkodnunk, hogy éppen mihez fogjunk. Érdemes lehet például a reggelt az e-mailjeink megválaszolásával vagy egyéb adminisztratív teendőkkel indítanunk, hogy már a nap kezdetén produktívnak érezhessük magunkat. Emellett tanácsos kitapasztalnunk, hogy a nap mely szakaszában dolgozunk a legeredményesebben, s a nehezebb feladatokat ekkora időzítenünk.
Priorizálás
A nagyfokú munkahelyi hatékonyság ugyancsak elengedhetetlen kelléke a priorizálás, vagyis egy fontossági sorrend felállítása az ellátandó feladatok kapcsán. A munkahelyi hétköznapok során ugyanis különbségeket kell tennünk a felmerülő teendőink között, és meghatároznunk, hogy melyek azok, amik azonnali cselekvést kívánnak, és melyek azok, amik még ráérnek. Nagyjából ezen megközelítés mentén működik a priorizáláshoz az egyik leggyakrabban alkalmazott módszer, az Eisenhower-féle döntési mátrix. Eszerint a feladatainkat az alábbi négy szekcióra bonthatjuk:
-
Fontos és sürgős: Azok a tennivalók, amik elsőbbséget élveznek minden mással szemben, és halogatásuk súlyos következményekkel járhat. Jellemzően rövid időn belül lejáró határidős, illetve problémák és krízishelyzetek megoldását szorgalmazó feladatok sorolandóak ide.
-
Fontos, de nem sürgős: Itt kapnak helyet azok a teendők, amiket mindenképpen meg kell majd csinálnunk, de nem feltétlenül azonnal. Ezen feladatok teljesítését betervezhetjük egy másik napra, ugyanakkor vigyázzunk, hogy ne feledkezzünk meg róluk, hisz végül könnyen az előbb említett első kategóriában köthetnek ki.
-
Nem fontos, de sürgős: Ide jellemzően a delegálható feladatok kerülnek, amik ugyan azonnali cselekvést igényelnek, kevésbé fontos mivoltukból adódóan akár másokra is rábízhatjuk azokat, ha éppen dolgunk van.
-
Nem fontos és nem sürgős: Ezek csupán időpazarló tevékenységek, amik jelentősen hátráltatnak bennünket a munkavégzésben. Gondoljuk végig esetünkben mik ezek, és amennyire csak lehet, limitáljuk a számukat.
Persze ez csak egy lehetőség a sok közül, ezenkívül számos egyéb priorizálási technikát is kipróbálhatunk. A lényeg csupán, hogy igyekezzünk egyfajta sorrendiség mentén dolgozni, amiben figyelembe veszünk olyan tényezőket, mint például az adott munkához kapcsolódó határidő, a tevékenység hossza, témája és helyszíne, a rendelkezésre álló erőforrások, adott kollégák jelenléte stb. Ily módon ugyanis kevésbé fognak bennünket meglepetések érni, és minden fontosabb teendőt képesek leszünk időben letudni.
Egyszerre csak egy feladat
Számos munkavállaló fejében él az a tévhit, hogy rengeteg időt spórolhat meg azzal, ha párhuzamosan több feladatot lát el egyszerre. A multitasking azonban valójában önmagunk becsapása. Ilyenkor ugyanis nem egyszerre koncentrálunk több feladatra, hanem csak váltogatjuk a fókuszt azok között. Ennek pedig természetesen kihatása van a munkánk minőségére, a stressz-szintünkre, arról nem is beszélve, hogy ellenkező hatást váltunk ki, mint amit szeretnénk, vagyis jóeséllyel megúszunk a teendőinkkel. Érdemes tehát leszoktatnunk magunkat az ily módon történő munkavégzésről, és amikor csak lehet kizárólag egy feladatra koncentrálni. Ehhez iktassunk ki minden zavaró faktort (telefon rezgések, felvillanó üzenetek stb.), próbáljunk ki különböző módszereket az elmélyült munkavégzéshez (pl. Pomodoro technika), és nem utolsó sorban tanuljunk meg nemet mondani egyes időközben felmerülő feladatokra.
Rossz szokások elhagyása
A hatékony és eredményes munkához nem csak a multitaskinggal, hanem minden más rossz munkahelyi szokásunkkal is amennyire csak tudunk, le kell számolnunk. Tipikus példaként lehet említeni a közösségi média munka közben történő céltalan görgetését, illetve az állandó chatelést, ami időről-időre kizökkenthet bennünket, és megakadályozhatja, hogy elmélyüljünk feladatainkban. Ugyancsak negatívan befolyásolhatja a hatékonyságunkat a rengeteg megnyitott böngészőablak, illetve a beérkező e-mailjeink szinte percenkénti ellenőrzése is. Mindemellett pedig a rendetlenségről sem feledkezhetünk meg, hisz nem csak a munkavégzés közbeni csapongásaink, hanem a környezetünk is alkalmas lehet a figyelmünk elterelésére. Igyekezzünk tehát önkritikát gyakorolni, és felismerni, ha ilyen és ehhez hasonló szokások jellemeznek bennünket a munkahelyünkön. Ez ugyanis az egyik első lépése a pozitív változásnak.
KaposvarAllas.hu / N.G.