A munkahelyi boldogulásunkat nem csak a szakmai felkészültségünk befolyásolja, hanem többek között az is, hogy mennyire tudunk jól és hatékonyan kommunikálni másokkal. A helytelen kommunikáció ugyanis számos félreértéséhez és nézeteltéréshez vezethet, elég ha csak egy rosszul elejtett félmondatra, esetleg egy szerencsétlenül megfogalmazott e-mailre gondolunk.
Természetesen az ilyen jellegű kellemetlenségeket könnyedén elkerülhetjük, és jelentősen javíthatjuk az együttműködési, kapcsolatépítési és tárgyalási hatékonyságunkat, ha tudatosabbak vagyunk a kommunikáció terén, és igazodunk néhány általános jó tanácshoz. A következőkben ezekből szemezgetünk majd, külön kitérve az e-mailes etikettre, ami az egyik leggyakoribb kommunikációs forma a vállalati életben.
A hatékony kommunikáció alapfeltételei
A hatékony kommunikáció érdekében az egyik legalapvetőbb tennivalónk, hogy feltérképezzük mely kommunikációs csatornákat, eszközöket érdemes használnunk a különböző helyzetek, kérdések, problémák kapcsán. Bizonyos esetek a személyes beszélgetést kívánják meg, míg máskor fontos lehet, hogy írásban is rögzítésre kerüljenek az elmondottak, vagyis ilyenkor célszerű lehet e-mailt írni a későbbi félreértések elkerülése érdekében. Ha pedig már az előbbiekben szóba került a személyes kommunikáció, akkor egy dolgot nagyon fontos leszögezni: ne csak a saját mondandónkra koncentráljunk, hanem legyünk aktív hallgatók, figyeljünk arra, amit a másik mond. Az emberek jelentős része ugyanis elköveti azt a hibát, hogy mindössze 1-2 elhangozott mondat után megpróbál reflektálni, félbeszakítva ezzel a beszélőt.
Fontos továbbá, hogy a személyes interakciók során mindig ügyeljünk a szemkontaktus fenntartására, valamint a nonverbális kommunikációnkra. Nem csak az számít tehát amit mondunk, hanem az is, ahogyan a kommunikáció során viselkedünk. Példának okáért a szemkontaktus mellőzése, illetve az összekulcsolt karok könnyen azt az érzést kelthetik a másik félben, hogy nem vagyunk nyitottak a mondanivalójára. Érdemes emellett azt is kitapasztalni, hogy a különböző szituációkban a hangszínünk milyen reakciót vált ki a kollégáinkból. A hang ugyanis szintén olyasvalami, aminek révén számos információt közölhetünk, a lelkesedéstől kezdve egészen a dühig, ráadásul a hangsúlyozásunkon keresztül célba juttathatjuk a közlendőnk egyébként kimondatlan részét is.
A kommunikáció tartalmát tekintve pedig tanácsos mindig egyfajta közös pontot keresni, ahol egyeznek a véleményeink, ezek ugyanis jó alapot szolgáltathatnak a kapcsolatok építésének tekintetében. Kérdezzünk továbbá, ha valamit esetleg nem értettünk, vagy burkolt módon ismételjük el a másik által elmondottakat, annak érdekében, hogy megbizonyosodjunk a helyes értelmezésünkről. Például mondhatjuk azt, hogy „Ha jól értem, akkor azt mondod, hogy…”, vagy „Tehát az a javaslatod, hogy…”. Mindemellett pedig maradjunk nyitottak a visszacsatolásokra, konstruktív kritikákra, hisz ezek sokat segíthetnek abban, hogy a kommunikációs stílusunkat a vállalati kultúrához igazítsuk.
A céges e-mailezés etikettje
Az e-mail a vállalati kommunikáció elengedhetetlen és talán a leggyakrabban használt eszköze. Éppen ezért munkavállalóként kiemelten fontos, hogy tisztában legyünk az alapvető e-mail etikettel, továbbá hatékonyak tudjunk maradni az információátadás tekintetében. Utóbbi kapcsán már az e-mail tárgyának a megadásakor is körültekintően kell eljárnunk: legyünk rövidek és tárgyilagosak, máskülönben lehet, hogy megnyitásra sem kerül a levelünk. A megszólítás esetében több lehetőség is adott, választhatunk például barátibb, közvetlenebb formulát, ha kollégák számára címezzük az e-mailt, viszont ismeretlen személy esetében tanácsosabb formálisnak lenniünk. Jó megoldás lehet, a „Kedves…” megszólítás, ami valamennyi esetben helytálló.
A levél tartalmát tekintve törekedjünk a tömörségre, illetve kerüljük a többszörösen összetett mondatok használatát. A megfelelő átláthatóság érdekében akár minden gondolatot kezdhetünk új sorban – már, ha nem egy kifejezetten hosszabb hangvételű témában írjuk az e-mailt. Az egyes fontosabb információkat ki is emelhetjük félkövérrel, ugyanakkor a nagybetűs kiemelést, vagy a mondatvégi írásjelek eltúlzott használatát (pl.: ???) inkább hanyagoljuk, ugyanis előbbi ordibálására, míg utóbbi arroganciára utalhat mások számára. A levelünket minden esetben zárjuk elköszönéssel, amit akár automatikussá is tehetünk egy e-mail aláírás elkészítésével. Ebben általánosságban az alábbi információk szerepelhetnek: teljes név, munkakör, e-mail és egyéb elérhetőségek (beleértve telefonszám, weboldal, LinkedIn stb.), valamint adott esetben egy sablonszöveg.
Mindezek mellett pedig egyéb részletekre is érdemes figyelnünk a céges e-mailezés során. Példának okért címzettként mindig csak azt adjuk meg, akinek valóban dolga van a levéllel, akiket csak értesülés szintjén érint a dolog, azok másolatot vagy titkos másolatot kapjanak. Fontos továbbá, hogy csatolmányként csak kis méretű, könnyen kezelhető fájlokat küldjünk, a nagyobbakhoz használjuk a felhő alapú tárhelyt. Végezetül pedig arról se feledkezzünk meg, hogy minden e-mailre illik válaszolni, elvégre a személyes, munkahelyen történő kommunikációban is mindig válaszolunk a megszólításokra. Ha ezeket betartjuk, nagy valószínűséggel a kollégák, és a külsős partnerek is pozitív módon fognak viszonyulni a velünk való írásbeli kommunikációhoz.
KaposvarAllas.hu / N.G.